Deep Work: Ruhe, bitte!
Tipps für konzentriertes (Agentur-)Arbeiten
Du kennst es bestimmt. Du hast dir für heute drei bestimmte Themen vorgenommen, an denen du fokussiert arbeiten möchtest: Ein Projekt soll endlich angestoßen werden, eine anderes einen großen Schritt weiterkommen, das dritte vielleicht sogar noch abgeschlossen werden. Ziel des Arbeitstages: das gute Gefühl produktiver Stunden, an deren Ende du einen dicken Haken hinter deine heutigen drei ToDos setzen kannst. Doch dann kommt die Wirklichkeit.
Wer kennt sie nicht, die ständigen „kurzen“ Unterbrechungen, die uns immer wieder aus unserer Arbeit herausreissen. Selbst wenn die gestellte Frage schnell geklärt ist, hattest du dich vielleicht gerade in ein kompliziertes Thema vertieft, in das du erst einmal eintauchen musstest. Jetzt musst dich wieder an jenen weit entfernten Punkt denken, an dem du warst, als du unterbrochen wurdest. Passiert das drei-, viermal, kommst du nicht mehr richtig rein.
Das Ergebnis: Du verschiebst diese Aufgabe auf später und schnappst dir erstmal Projekt B. Währenddessen sind ungeplant drei verschiedene Video-Call-Einladungen für den Tag eingetrudelt, die auf Zusage warten. Konzentriertes Arbeiten? Fehlanzeige!
Zeitgerüste erschaffen
Wir haben bei STILEFFEKT die Reißleine gezogen, um unsere Arbeit und unsere wertvolle Arbeitszeit besser zu schützen. Vor unnötigem Stress und unnötigen Störungen. Mit einer simplen Arbeitszeiteinteilung, die eine klare Struktur für unseren Arbeitstag schafft.
Vor allem für unsere in Teilzeit arbeitenden Mitarbeitenden, die täglich nur einige Stunden Zeit für ihr Tagespensum haben, stellt unser Arbeitsmodell eine große Stütze dar. Angewendet werden kann dieses Arbeitsmodell für nahezu alle Büro-Arbeiten.
How to deep work
Was machen wir anders? Wir unterteilen unseren Arbeitstag in Phasen. Phasen, in denen konzentriert gearbeitet wird und Phasen, in denen man sich austauschen, Rat holen, unterhalten kann. Collaborate & Communicate vs. Deep Work.
- Collaborate & Communicate ist die Zeit für Austausch und Abstimmung, kürzere Meetings und Telefonate
- Deep Work: Wir versuchen, uns gegenseitig in Ruhe zu lassen. Natürlich gibt es auch hier Ausnahmen und Notfälle. Aber grundsätzlich sollte das die Zeit sein, in der wir fokussiert und konzentriert an einer Sache arbeiten können. Das kann konzentrierte Projektarbeit sein oder aber auch ein gemeinsames, fokussiertes Meeting oder Kundentelefonate (die empfehlen sich dann z.B. aus dem Konferenzraum, um die anderen nicht zu stören).
Wie das genau bei uns aussieht, teilen wir hier gerne mit euch:
8:30 bis 9:30 // Collaborate & Communicate
9:30 bis 12:00 // Deep Work
12:00 bis 14:30 // Collaborate & Communicate inkl. Mittagspause
14:30 bis 17:00 // Deep Work
17:00 bis 18:00 // Collaborate & Communicate
Natürlich schaffen wir es nicht immer, diese Tagesstruktur perfekt einzuhalten, dennoch hilft uns das Zeitgerüst sehr, konzentrierter und pointierter zu arbeiten. Und wir verzeichnen bereits einen großen Erfolg: jeder von uns überlegt es sich zweimal, bevor er oder sie mit einer Frage gleich zu den Kollegen läuft. Stattdessen haben wir gelernt, diesem Impuls nicht nachzugeben und unsere Fragen auf die nächste C&C-Phase aufzuschieben. Dadurch verzeichnen wir bereits deutlich weniger Störungen durch die eigenen Team-Mitglieder.
Weitere Tipps für einen erfolgreichen Work-Flow
Störungen von Kolleg*innen sind das eine. E-Mails, aufploppende MS-Teams-Nachrichten, Anrufe und Meeting-Einladungen das andere. Bei uns gilt die Regel:
- E-Mails und Teams-Nachrichten müssen in der Deep-Work-Zeit nicht gelesen und folgerichtig auch nicht beantwortet werden.
- Besprechungen zwischen Kolleg*innen kündigen wir frühzeitig per Termin an, damit sich jeder gut auf das Gespräch vorbereiten kann. Spontane Besprechungswünsche dürfen abgelehnt werden, wenn man gerade vertieft an einem Projekt arbeitet.
- Telefonate werden in Deep Work-Phasen nicht einfach durchgestellt, wir notieren einen Rückruf. Es gibt einen täglich rotierenden Telefondienst, in dem festgelegt ist, an welchem Tag, wer von uns Telefonate annimmt. Dringlich-wichtige Telefonate sind natürlich davon ausgenommen!
Unser Fazit
In Deep-Work-Phasen können wir Unglaubliches schaffen und leisten! Es macht einen Riesenunterschied, wenn wir uns nur auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren und dieser Sache unsere komplette, ungeteilte geistige Energie widmen. Nach mehreren Monaten Testzeit können wir sagen: Für unsere Arbeit ist die Einführung des neuen Arbeitsmodells auf jeden Fall ein voller Erfolg – auch wenn wir es nicht immer zu hundert Prozent einhalten können. Es schafft die nötige Achtsamkeit für die eigene Arbeitszeit, aber auch für die der anderen Team-Mitglieder.
Macht es uns gerne nach und berichtet, wie es bei euch klappt!